關(guān)于印發(fā)《無公害農(nóng)產(chǎn)品認(rèn)證材料檔案管理規(guī)范》的通知

  
農(nóng)質(zhì)安發(fā)[2008]9號 
  
各省、自治區(qū)、直轄市及計劃單列市農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全中心（無公害農(nóng)產(chǎn)品工作機構(gòu)）： 
    為規(guī)范無公害農(nóng)產(chǎn)品認(rèn)證材料檔案管理，確保檔案的完整與安全，依據(jù)國家相關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合無公害農(nóng)產(chǎn)品工作實際，在廣泛征求意見的基礎(chǔ)上，農(nóng)業(yè)部農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全中心組織制定了《無公害農(nóng)產(chǎn)品認(rèn)證材料檔案管理規(guī)范》，現(xiàn)予以印發(fā)，請各無公害農(nóng)產(chǎn)品工作機構(gòu)在無公害農(nóng)產(chǎn)品認(rèn)證材料檔案管理過程中遵照執(zhí)行。

  
二○○八年六月四日

第一章  總  則 

    第一條  為規(guī)范無公害農(nóng)產(chǎn)品認(rèn)證材料檔案管理，確保檔案的完整與安全，依據(jù)國家相關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全工作實際，制定本規(guī)范。  
    本規(guī)范適用于各級工作機構(gòu)對無公害農(nóng)產(chǎn)品認(rèn)證材料檔案的管理。  

    第二條  本規(guī)范所稱無公害農(nóng)產(chǎn)品認(rèn)證材料檔案，是指在無公害農(nóng)產(chǎn)品產(chǎn)地認(rèn)定和產(chǎn)品認(rèn)證過程中申請人的申請書及附報材料、各級工作機構(gòu)的審查、審核報告（包括現(xiàn)場檢查報告、審查過程記錄）等材料。  

    第三條  各級無公害農(nóng)產(chǎn)品工作機構(gòu)分工負(fù)責(zé)本單位無公害農(nóng)產(chǎn)品認(rèn)證材料的歸檔、保管、使用和處置等管理工作。 

第二章  材料歸檔  

    第四條  各級工作機構(gòu)對做出終審結(jié)論的無公害農(nóng)產(chǎn)品認(rèn)證材料，應(yīng)當(dāng)在10個工作日內(nèi)完成材料的整理和歸檔工作。  

    第五條  無公害農(nóng)產(chǎn)品認(rèn)證材料檔案管理遵循統(tǒng)一要求、分級負(fù)責(zé)的原則： 
  
    （一）省級及以下工作機構(gòu)負(fù)責(zé)無公害農(nóng)產(chǎn)品產(chǎn)地認(rèn)定過程中的申報材料、認(rèn)定報告、現(xiàn)場檢查報告、產(chǎn)品認(rèn)證初審過程記錄等材料的歸檔； 
  
    （二）農(nóng)業(yè)部農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全中心種植業(yè)、畜牧業(yè)、漁業(yè)分中心負(fù)責(zé)無公害農(nóng)產(chǎn)品產(chǎn)品認(rèn)證過程中的申報材料、現(xiàn)場核查報告、復(fù)審過程記錄等材料的歸檔；  

    （三）農(nóng)業(yè)部農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全中心負(fù)責(zé)無公害農(nóng)產(chǎn)品認(rèn)證報告、專家終審過程記錄等材料的歸檔。  

    第六條 無公害農(nóng)產(chǎn)品認(rèn)證材料建檔應(yīng)當(dāng)符合下列要求：  

    （一）按順序進(jìn)行分類、排列、編號和建檔案簿； 
  
    （二）及時修補殘缺和沒有裝訂好的檔案材料；  

    （三）確保歸檔材料齊全、完整。 

第三章  保管使用  

    第七條  無公害農(nóng)產(chǎn)品認(rèn)證材料檔案保存期限應(yīng)當(dāng)符合下列規(guī)定： 
  
    （一）獲得無公害農(nóng)產(chǎn)品證書的，《申請書》和發(fā)證憑據(jù)永久保存，其他材料保存期限從發(fā)證之日起4周年；  

    （二）未獲得無公害農(nóng)產(chǎn)品證書的，保存期限從告知申請人無異議之日起1周年。 
  
    第八條  各級工作機構(gòu)應(yīng)當(dāng)設(shè)立無公害農(nóng)產(chǎn)品認(rèn)證材料檔案室，指定專人管理。管理人員因崗位調(diào)整，應(yīng)當(dāng)辦理檔案交接手續(xù)。  

    第九條  無公害農(nóng)產(chǎn)品認(rèn)證材料檔案保存環(huán)境應(yīng)當(dāng)符合防火、防盜、防水、防潮、防蟲、防塵、防鼠、防高溫、防強光等防護(hù)性要求。 
  
    第十條  查閱、復(fù)制認(rèn)證檔案材料應(yīng)當(dāng)規(guī)范履行相關(guān)手續(xù)，填寫《檔案查閱申請表》（附件1），并經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。  
    
    檔案查閱應(yīng)當(dāng)在指定地點進(jìn)行。查閱過程中不得涂改、損毀和擅自摘錄檔案內(nèi)容。復(fù)制檔案資料統(tǒng)一由檔案管理人員辦理。 
  
第四章  過期檔案處置  

    第十一條  各級工作機構(gòu)應(yīng)當(dāng)定期對無公害農(nóng)產(chǎn)品認(rèn)證材料檔案進(jìn)行清理。處置已過保存年限、失去保存價值的申報材料檔案，由檔案管理人員提出處置建議。  

    第十二條  處置申報材料檔案前，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)填寫《認(rèn)證申報材料檔案處置審批單》（附件2），并按規(guī)定程序報審。對永久保存的《申請書》及相關(guān)發(fā)證憑證，按照發(fā)證順序排列重新歸檔，并建立《認(rèn)證材料檔案處置登錄表》（附件3，紙質(zhì)文本和電子文檔）。 
  
    第十三條  無公害農(nóng)產(chǎn)品材料檔案處置應(yīng)當(dāng)按照國家規(guī)定的渠道進(jìn)行，禁止將檔案材料當(dāng)作廢品變賣處理。
 
第五章  附  則  

    第十四條  本規(guī)范由農(nóng)業(yè)部農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全中心負(fù)責(zé)解釋、修改，自印發(fā)之日起執(zhí)行。